Aufgrund der COVID-19-Pandemie erhalten die hygienischen Aspekte bei zeitlich begrenzten Zusammenkünften einer Vielzahl von Personen auf Veranstaltungen eine übergeordnete Bedeutung.
In diesem Beitrag wird das Spektrum der Teilnehmererfassung und -registrierung unter Berücksichtigung der Verordnung über erforderliche Maßnahmen zur Eindämmung der Ausbreitung des neuartigen Coronavirus SARS-CoV-2 (SARS-CoV-2-Infektionsschutzverordnung)
um das Thema Hygiene erweitert. Dieser Virus ist durch Tröpfcheninfektion von Mensch zu Mensch übertragbar (Sprechen, Husten und Niesen). Da zum aktuellen Zeitpunkt auch Schmierinfektionen über Oberflächen nicht ausgeschlossen werden können, finden beide Übertragungswege in diesem Konzept Berücksichtigung.
Grundsätzlich erhalten alle an der Veranstaltungsorganisation mitwirkenden Personen unmittelbar vor der Veranstaltung eine Hygieneunterweisung, die auch tagesaktuelle Punkte berücksichtigt.
In diesem Zuge werden unter Einhaltung der im Infektionsschutzgesetz (IfSG) geregelten Maßgaben in Verbindung mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten nach individueller Zustimmung erhoben.
Vorbereitende Maßnahmen
1 Onlineregistrierung
1.1 Registrierung der Gewerke (Auf- und Abbau)
Um eine Rückverfolgung möglicher Infektionsketten zu ermöglichen sowie aus sicherheitstechnischen Aspekten, wird üblicherweise eine elektronische Registrierung aller beteiligten Gewerke und Dienstleister bzw. deren Beschäftigten durchgeführt. Kontingente können selbstverständlich miterstellt werden. Hierzu können Sie unsere umfangreiche Onlineregistrierung (auf Wunsch auch im Kundenspezifischem CI) nutzen, der uns die Daten aus Ihrer eigenen Onlineregistrierung zur Übernahme bereitstellen. Ebenso stellen wir zu diesem Zweck eine simple und schnelle Registrierung über unser Tool QuickContact (ebenfalls im eigenen CI möglich) zur Verfügung.
Die Anzahl der gleichzeitig tätigen Personen innerhalb des Veranstaltungsortes kann durch ein zur Verfügung gestelltes elektronisches Monitoring verfolgt werden.
1.2 Registrierung der TeilnehmerInnen
Hierzu bieten wir ebenfalls Ihrem Bedarf entsprechend oben genannte Systeme an. Unsere Onlineregistrierung bietet hier zahlreiche Funktionen und Möglichkeiten.
2 Maßnahmen On-Site
Es sind Veranstaltungsspezifische Schutz- und Hygienemaßnahmen für Registrierungs- bzw. Checkin–Stationen, sowie aller Handgeräte zu treffen. Diese Maßnahmen sind als verbindlich anzusehen.
Der Auf-/Abbau der technischen Ausstattung und insbesondere die Anordnung der Arbeitsplätze erfolgt so weit wie möglich unter Beachtung der geltenden Abstandsregeln.
Falls an Onsite Registrierungsstation/-en den geltenden Abstandsregeln nicht entsprochen werden kann, sind Trennschutzwände einzubauen oder Mund-Nasen-Bedeckungen zu verwenden. Einander gegenüberliegende Arbeitsplätze sind versetzt anzuordnen.
Während der Proben und der Veranstaltung sind nur die unmittelbar im Registrierungsbereich tätigen Personen zugelassen.
Arbeitswerkzeuge (iPads, Tastaturen etc.) sind zu personalisieren und nicht an Dritte weiterzugeben. Bei Schicht-/Positionswechsel sind die Geräte, sowie die Arbeitsplätze, gründlich zu desinfizieren.
2.1 Kontaktloser Zugang
Der kontaktlose Zugang zur Veranstaltung wird mittels personalisierter Tickets/Ausweise mit QR-Codes/Barcodes ermöglicht. Diese werden wahlweise von unseren Selbstregistrierungsterminals oder Gates erfasst.
2.2 Counter
Unter Umständen ist im Zuge der Akkreditierung dennoch der Bedarf mindestens eines Registrierungscounters (Laptop, Printer, Scanner), um bestimmte Veranstaltungsspezifische Details (Nachmeldungen, Kontingente etc.) zu klären, gegeben.
2.3 CheckIn/CheckOut
Die Ticket- bzw. Einlasskontrolle erfolgt kontaktlos und elektronisch per QR oder RFID. Hierzu kann Personalfrei mit unseren Gates gearbeitet werden oder unter Einbezug von HostEssen mit unserem System ePMSmobile. Wir helfen Ihnen gerne die passende Lösung zu finden.
2.4 ePMSLead
Mittels dieser App können Aussteller beim Besuch Ihrer Stände sowohl Leads generieren, als auch die zurzeit notwendige Kontaktrückverfolgung, insbesondere auf Fachmessen, durchführen. Quick Contact bietet sich hier als einfaches Funktionstool an, falls nur eine reine Erfassung und eine Besucherliste gewünscht wird.
2.5 Monitoring
Damit sowohl Sie als Veranstalter als auch Ihre Besucher während der Veranstaltung in Echtzeit informiert werden, haben Sie die Möglichkeit erfasste Daten aus unserem ePMSmobile oder unseren Gates, unter Inbezugnahme unseres Eventmonitors als Informationsquelle zur Verfügung zustellen.
2.6 Auswertung und Rückverfolgung
Hierzu stehen Ihnen verschiedene Auswertungsvarianten zur Verfügung. Bereits unsere Standardauswertung bietet eine Vielzahl an Informationen an.
Wir freuen uns detaillierte Auskunft zu geben, sprechen Sie uns an!